Vorbereitung einer Pressekonferenz

Planen Sie ein neues Projekt, eine neue Initiative oder wollen Sie öffentlich Bewusstsein für ein anderes wichtiges Vorhaben schaffen? Eine Pressekonferenz ist eine großartige Möglichkeit, um direkt die Gestalter der Medienlandschaft und somit auch breite Teile der Bevölkerung zu erreichen. Organisation und Planung können jedoch sehr aufwändig sein, außerdem erfordert eine erfolgreiche und professionelle Pressekonferenz oft gute Kontakte und Erfahrung. Wir und unsere Freiwilligen freuen uns schon darauf Ihnen dabei zu helfen, so viele Menschen wie möglich mit Ihren Themen zu erreichen. Mit diesem Projekt erhalten Sie Unterstützung durch eine PR-Beratung sowie bei der Organisation einer Pressekonferenz (u.a. Location, Vortragende), der Vorbereitung eines Plans für deren Ablauf, einer Pressemitteilung oder Presseeinladung sowie einer Pressemappe.

Roadmap

1. Agenda der/des Freiwilligen

Die/der Freiwillige übersendet der/dem ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation eine Liste mit allen Informationen und Materialen, die sie/er benötigt, um sich einen ersten Überblick zu verschaffen.

Beispiel-Liste:

  • Thema und Ziel der Pressekonferenz definiert
  • grundlegende Konzeption bzw. Vorstellungen des Ablaufs (wenn vorhanden)
  • Aufzeichnung zu bisherigen PR-Strategien (wenn vorhanden)
  • Überblick über PR-Ziele (wenn vorhanden)
  • Übersendung bisheriger Pressemitteilungen bzw. Pressemappen (wenn vorhanden)
  • Beschreibung der Zielgruppen
  • Design Manual
  • Informationen zu Ort & Datum der Pressekonferenz (wenn vorhanden)
  • Liste mit Kontakten gewünschter oder bereits akquirierter Vortragender z.B. Experten, Kunden (wenn vorhanden)
  • Pressekontakte (wenn vorhanden)
  • Werbungen um Interessengruppen anzusprechen („media outlets“) (wenn vorhanden)
  • Informationsmaterialen zur Organisation (Kataloge, Newsletter, Flyer etc.)
  • Weitere Materialien die die/der Freiwillige braucht bzw. anfragt

2.    Übermittlung der wichtigsten Informationen

Die/der ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation versendet die angefragten Informationen und Materialen.

3.    Beratung

Die/der Freiwillige verschafft sich einen ersten Überblick und es wird ein Beratungstermin vereinbart.

Die erste Beratung könnte folgende Bereiche umfassen:

  • Vorstellung der Organisation
  • Besprechung vergangener Pressekonferenzen
  • Analyse der bisheriger PR-Strategien (wenn vorhanden)
  • Thema und Ziele der Pressekonferenz
  • Definition der Ziel- bzw. Interessensgruppen
  • Bereits bestehendes Image
  • Kontakte und mögliche Vortragende
  • Grober Ablauf Pressekonferenz
  • Erste Ideen für die Pressemitteilung und Pressemappe

Es kommt zur ersten Schätzung der Timeline.

4.    Organisation der Pressekonferenz und Erarbeitung der ersten Entwürfe durch die/den Freiwillige(n)

Die/der Freiwillige hilft bei der Organisation der Pressekonferenz und bereitet erste Entwürfe für die Pressemitteilung/Presseeinladung, die Pressemappe sowie den Ablauf der Pressekonferenz vor.

5.    Feedback & Anpassungen

Die/der ProjektleiterIn der Organisation begutachtet die Dokumente und gibt Feedback, das von der/dem Freiwilligen eingearbeitet wird.

6.    Follow Up

Bei einem letzten Gespräch erhält die/der ProjektleiterIn der Organisation die Möglichkeit Fragen zu stellen.

(Falls auch ein Interview-Training gewünscht ist, so kann dieses extra inseriert werden. Ein entsprechendes Projektmuster findet sich bereits auf unserer Plattform.)

7.    Fertigstellung

Mit Übergabe der finalen PR-Unterlagen und dem Ausfüllen des Feedbackbogens von Alltagshelden ist das Projekt abgeschlossen.

 

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