Datenbankaufbau und –management

Moderne Technik gibt uns die Möglichkeit ohne großen Aufwand oder Kosten Unmengen an Daten zu speichern, zu verwerten und so als Grundlage für wichtige Entscheidungen zu nützen. Eine gut geplante und verwaltete Datenbank kann ihnen viel Arbeit abnehmen, Zeit sparen und ihnen dabei helfen Ihre Entscheidungen auf Basis der richtigen Informationen zu treffen. Mit diesem Projekt erhalten Sie Unterstützung durch den Aufbau einer Datenbank sowie die Erstellung eines Guides der Ihnen bei der künftigen eigenständigen Verwaltung und Nutzung der Datenbank helfen wird.

Roadmap

1. Agenda der/des Freiwilligen
Die/der Freiwillige übersendet der/dem ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation eine Liste mit allen Informationen und Materialien, die sie/er benötigt, um sich einen ersten Überblick zu verschaffen.
Beispiel-Liste:

• Bisherige Erfahrungen der MitarbeiterInnen der gemeinnützigen Organisation mit Datenbanken
• Bisher verwendete Datenbank (z.B. Excel, SPSSmySQL, Access)
• Beschreibung der Daten die verarbeitet werden sollen
• Art der Datenerhebung
• Informationsmaterialien zur Organisation (Kataloge, Newsletter, Flyer etc.)
• Weiteren Materialien, die die/der Freiwillige braucht bzw. anfragt

2. Übermittlung der wichtigsten Informationen
Die/der ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation versendet die angefragten Informationen und Materialien.

3. Beratung
Die/der Freiwillige verschafft sich einen ersten Überblick und es wird ein Beratungstermin vereinbart.
Die erste Beratung könnte folgende Bereiche umfassen:

• Vorstellung der Organisation
• Festlegung der zu messenden Daten (Spender-, Freiwilligen-, Mitarbeiter, Einnahme- und Ausgabedaten, Wirkungsdaten etc.)
• Festlegung der zu benutzenden Software
• Festlegung der Datenquellen
• Regelung der Zugriffsrechte auf die Datenbank
• Weiterführende Erörterung der bereits übersendeten Informationen

Es kommt zur ersten Schätzung der „Timeline“.

Empfehlung: Wir empfehlen Ihnen vor der Projektumsetzung eine Liste mit den konkreten Aufgaben der/des Freiwilligen aufzusetzen, um möglichen Missverständnissen bezüglich des Projektumfangs vorzubeugen. Gerne können Sie diese Liste auch an uns senden (hello@alltagshelden.social), damit wir diese für Sie verwahren und bei etwaigen Unklarheiten weiterhelfen können.

4. Aufbau der Datenbank & Erstellung des Managementguides durch die/den Freiwillige(n)
Die/der Freiwillige baut eine Datenbank auf und speist vorhandene Daten ein. Außerdem erstellt die/der Freiwillige einen Managementguide, der festhält wie man die Datenbank richtig updated und nützt.

5. Feedback & Anpassungen
Die/der ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation überprüft die Datenbank sowie den Guide und gibt Feedback, das von der/dem Freiwilligen eingearbeitet wird.

6. Follow Up
Bei einem letzten Gespräch erhält die/der ProjektleiterIn der Organisation die Möglichkeit (technische) Fragen zu stellen.

7. Fertigstellung
Die finalisierte Datenbank und der Guide werden der/dem ProjektleiterIn der Organisation übergeben. Diese/dieser ändert die Zugangsdaten zur Datenbank. Mit dem Ausfüllen des Feedbackfragebogens von Alltagshelden gilt das Projekt als abgeschlossen.

Ähnliche Projekte

Diese Projekte könnten Sie auch interessieren!