Erstellung eines Jahresberichts

Ein Jahresbericht ist ein tolles Tool, um Ihre UnterstützerInnen ausführlich über alles zu informieren, was Sie mit Ihrer Organisation im vergangenen Jahr erlebt haben. Außerdem können Sie Ihren MitarbeiterInnen, Freiwilligen, SpenderInnen und SponsorInnen zeigen, was Ihre Organisation dank deren Hilfeleistungen alles erreicht hat. Eine bessere Motivation und ein schöneres Dankeschön können sich Ihre UnterstützerInnen nicht vorstellen. Mit diesem Projekt erhalten Sie Unterstützung beim Schreiben und der Gestaltung Ihres Jahresberichts, um diesen auf Ihrer Website oder auf Social Media Plattformen zu veröffentlichen und jedem Interessierten Einblick in die Tätigkeit Ihrer Organisation zu gewähren.

Roadmap

1. Agenda der/des Freiwilligen
Die/der Freiwillige übersendet der/dem ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation eine Liste mit allen Informationen und Materialen, die sie/er benötigt, um sich einen ersten Überblick zu verschaffen.
Beispiel-Liste:

• URL der Website, Links zu Social Media Profilen oder zum Blog (wenn vorhanden)
• Tätigkeit, Projekte und Erfolge der Organisation
• Vorangegangene Jahresberichte
• Mission und Vision Statement (wenn vorhanden)
• Informationen zum Team bzw. den MitarbeiterInnen
• Material (z.B. Logo, Bilder, Zitate)
• Brand und Wording Manuals (wenn vorhanden)
• Zielgruppe(n)
• Informationsmaterialen zur Organisation (Kataloge, Newsletter, Flyer etc.)
• Weitere Materialien, die die/der Freiwillige braucht bzw. anfragt

2. Übermittlung der wichtigsten Informationen
Die/der ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation versendet die angefragten Informationen und Materialien.

3. Beratung
Die/der Freiwillige verschafft sich einen ersten Überblick und es wird ein Beratungstermin vereinbart.
Die erste Beratung könnte folgende Bereiche umfassen:

• Vorstellung der Organisation
• Ziele des Jahresberichts
• Aufbau des Jahresberichts
• Wirkungen der Organisation (Social Impact)
• Besprechung von Daten und Statistiken
• Erörterung von Kooperationen und Partnerschaften
• Besprechung des grundlegenden Designs
• Weiterführende Erörterung der bereits übersendeten Informationen

Es kommt zur ersten Schätzung der „Timeline“.

Empfehlung: Wir empfehlen Ihnen vor der Projektumsetzung eine Liste mit den konkreten Aufgaben der/des Freiwilligen aufzusetzen, um möglichen Missverständnissen bezüglich des Projektumfangs vorzubeugen. Gerne können Sie diese Liste auch an uns senden (hello@alltagshelden.social), damit wir diese für Sie verwahren und bei etwaigen Unklarheiten weiterhelfen können.

4. Erarbeitung des Konzepts durch die/den Freiwillige(n)
Die/der Freiwillige erarbeitet die grundlegende Struktur und erstellt einen Entwurf des Jahresberichts auf Basis des Beratungsgespräches.

5. Feedback & Anpassungen
Die/der ProjektleiterIn der Organisation begutachtet den Entwurf und gibt Feedback, das von der/dem Freiwilligen eingearbeitet wird.

6. Fertigstellung
Mit Übergabe des finalisierten Dokuments und dem Ausfüllen des Feedbackbogens von Alltagshelden ist das Projekt abgeschlossen.

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