Eventplanung

Würden Sie gerne eine Spendenveranstaltung, einen Workshop, ein Jubiläumsfest oder ein anderes Event veranstalten, das Ihrer Organisation zugutekommt? Fehlt Ihnen die Zeit, sich um die ganze Planung zu kümmern? Wir haben ein paar Organisationstalente unter unseren Freiwilligen, die Ihnen gerne helfen, damit Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird. Mit diesem Projekt erhalten Sie Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung einer Veranstaltung Ihrer Organisation.

Roadmap

1. Agenda der/des Freiwilligen
Die/der Freiwillige übersendet der/dem ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation eine Liste mit allen Informationen und Materialien, die sie/er benötigt, um sich einen ersten Überblick zu verschaffen.
Beispiel-Liste:

• Zielgruppe des Events
• Ziele des Events (Bekanntmachung der Organisation oder eines Projekts, Fundraising oder Akquirierung von Freiwilligen)
• Motto des Events
• Erste Gedanken und Ideen zum Ablauf des Events
• Grobe erste Angaben zum Event (z.B. gewünschter Veranstaltungszeitpunkt und -ort)
• Ressourcen (z.B. Budget und Personal für das Event)
• Liste der Kooperationspartner, die bei bisherigen Events geholfen haben inklusive der bereitgestellten Ressourcen
• Konzeption bzw. Strategie (wenn vorhanden) bei bisherigen Events
• Informationsmaterialien zur Organisation (Kataloge, Newsletter, Flyer etc.)
• Weitere Materialien, die die/der Freiwillige braucht bzw. anfragt

2. Übermittlung der wichtigsten Informationen
Die/der ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation versendet die angefragten Informationen und Materialien.

3. Beratung
Die/der Freiwillige verschafft sich einen ersten Überblick und es wird ein Beratungstermin vereinbart.
Die erste Beratung könnte folgende Bereiche umfassen:
• Vorstellung der Organisation
• Vorschläge zur Location bzw. Erörterung der Örtlichkeit und Infrastruktur der geplanten Location für das Event
• Besprechung möglicher Eventpartner
• Programm des Events (z.B. Künstler, Bands)
• Mögliche GastrednerInnen
• Verpflegung der Gäste (z.B. Catering)
• Rechtliches (Gewerberechtliches, Anmeldung der Veranstaltung etc.)
• Werbung bzw. technische Hilfsmittel

Es kommt zur ersten Schätzung der „Timeline“.

Empfehlung: Wir empfehlen Ihnen vor der Projektumsetzung eine Liste mit den konkreten Aufgaben der/des Freiwilligen aufzusetzen, um möglichen Missverständnissen bezüglich des Projektumfangs vorzubeugen. Gerne können Sie diese Liste auch an uns senden (hello@alltagshelden.social), damit wir diese für Sie verwahren und bei etwaigen Unklarheiten weiterhelfen können.

4. Erarbeitung des Eventplans durch die/den Freiwillige(n)
Die/der Freiwillige erarbeitet eine erste Version des Eventplans.

5. Feedback & Anpassungen
Die Eventplanung wird nochmals mit der/dem ProjektleiterIn der Organisation besprochen. Diese/dieser gibt Feedback, das von der/dem Freiwillige(n) eingearbeitet wird.

6. Eventorganisation
Gegebenenfalls unterstützt die/der Freiwillige auch die gemeinnützige Organisation bei der organisatorischen Vorbereitung des Events (z.B. Telefonate, E-Mails).

7. Fertigstellung
Mit Übergabe der Eventplanung und dem Ausfüllen des Feedbackbogens von Alltagshelden ist das Projekt abgeschlossen.

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