Prozessoptimierung

Wir wissen, dass Sie hart und viel arbeiten, um wirklich etwas zu verändern, darum wollen wir Ihnen mit diesem Projekt helfen, Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren. So lernen Sie und Ihre MitarbeiterInnen, wie Sie in kürzerer Zeit noch mehr Arbeit erledigen können. Mit diesem Projekt erhalten Sie Unterstützung bei der Definition Ihrer Optimierungsziele, der Messung der Effizienz und der funktionellen Analyse Ihrer Prozesse, sowie bei der Erstellung eines Setups für das Prozesscontrolling zur nachhaltigen Verankerung oder kurz „Define“, „Measure“, „Analyse“, „Improve“, „Control“.

Roadmap

1. Agenda der/des Freiwilligen
Die/der Freiwillige übersendet der/dem ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation eine Liste mit allen Informationen und Materialien, die sie/er benötigt, um sich einen ersten Überblick zu verschaffen.
Beispiel-Liste:

• Bisherige und aktuelle Ziele
• Problembereiche der Organisation und Vorschläge für Schwerpunkte
• Informationen zur Organisationsstruktur und Aufgabenverteilung
• Ressourcen (z.B. Personal, Kapital)
• Informationsmaterialien zur Organisation (Kataloge, Newsletter, Flyer etc.)
• Weitere Materialien, die die/der Freiwillige braucht bzw. anfragt

2. Übermittlung der wichtigsten Informationen und Analyse
Die/der ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation versendet die angefragten Informationen und Materialien.

3. Beratung
Die/der Freiwillige verschafft sich einen ersten Überblick und es wird ein Beratungstermin vereinbart.
Die erste Beratung könnte folgende Bereiche umfassen:

• Vorstellung der Organisation und der MitarbeiterInnen
• Beschreibung der Herangehensweise an Probleme und Aufgaben
• Erste Definition von Zielen durch die/den Freiwilligen
• Festlegung von Indikatoren zur Messung der Prozesse
• Festlegung von Indikatoren zur Messung der Prozesse nach Implementierung der Verbesserungsvorschläge
• Erste Verbesserungsvorschläge der/des Freiwilligen
• Weiterführende Erörterung der bereits übersendeten Informationen

Es kommt zur ersten Schätzung der "Timeline".

Empfehlung: Wir empfehlen Ihnen vor der Projektumsetzung eine Liste mit den konkreten Aufgaben der/des Freiwilligen aufzusetzen, um möglichen Missverständnissen bezüglich des Projektumfangs vorzubeugen. Gerne können Sie diese Liste auch an uns senden (hello@alltagshelden.social), damit wir diese für Sie verwahren und bei etwaigen Unklarheiten weiterhelfen können.

4. Erstellung eines Berichts durch die/den Freiwillige(n)
Die/der Freiwillige erstellt ein Dokument, in dem sie/er festhält, wie die Prozesse gemessen werden sollen und versendet dieses an die Organisation.

5. Implementierung von Indikatoren zur Messung der Prozesse durch die Organisation
Die Organisation implementiert die vorgeschlagenen Maßnahmen zur Messung.

6. Analyse & Erstellung von Verbesserungsvorschlägen durch die/den Freiwillige(n)
Die/der Freiwillige analysiert die Daten, beschreibt die Ineffizienzen und gibt konkrete Vorschläge zur Prozessoptimierung. Die gemeinnützige Organisation setzt die Vorschläge um, misst wieder die Prozessleistungen und versendet die Daten an die/den Freiwillige(n).

7. Neuerliche Messung der Prozsesse durch die Organisation
Die gemeinnützige Organisation setzt die Vorschläge um, misst wieder die Prozessleistungen und versendet die Daten an die/den Freiwillige(n).

8. Analyse der neuen Daten & Erstellung eines Abschlussberichts durch die/den Freiwillige(n)
Die/der Freiwillige analysiert wieder die Daten und erstellt einen Abschlussbericht, der gegebenenfalls weitere Verbesserungsvorschläge und neue Maßnahmen für das Prozesscontrolling enthält.

9. Fertigstellung
Mit dem Ausfüllen des Feedbackbogens von Alltagshelden ist das Projekt abgeschlossen.

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