Verbesserung der Organisationsstruktur

Viele gemeinnützige Organisationen kämpfen - genauso wie Unternehmen – aufgrund suboptimaler Organisationsstrukturen mit dem Problem unklarer Zuständigkeiten. Aufgaben werden doppelt oder gar nicht erledigt, Informationen gelangen nicht oder nur über Umwege an die/den Verantwortliche(n) und es entstehen Missverständnisse, die Sie viel Zeit und Nerven kosten. Wir wollen Ihnen dabei helfen, klare Strukturen zu schaffen, damit Missverständnisse gar nicht erst entstehen können. Mit diesem Projekt erhalten Sie Unterstützung bei der Analyse der Aufgabenbereiche Ihrer MitarbeiterInnen und deren Kommunikationswege sowie bei der Definition klarer Zuständigkeiten und Aufgabenprofile, um die Kommunikation und die Aufgabenverteilung effizienter zu gestalten und ein (verbessertes) Organisationsreportsystem implementieren zu können.

Roadmap

1. Agenda der/des Freiwilligen
Die/der Freiwillige übersendet der/dem ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation eine Liste mit allen Informationen und Materialien, die sie/er benötigt, um sich einen ersten Überblick zu verschaffen.
Beispiel-Liste:

• Beschreibung der Organisationsstruktur bzw. Hierarchien und Aufgabenverteilung (z.B. Kompetenzen, innerbetriebliches Report- und Informationssystem)
• Informationsmaterialien zur Organisation (Jahresbericht, Kataloge, Newsletter, Flyer etc.)
• Weitere Materialien, die die/der Freiwillige braucht bzw. anfragt

2. Übermittlung der wichtigsten Informationen
Die/der ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation versendet die angefragten Informationen und Materialien.

3. Beratung
Die/der Freiwillige verschafft sich einen ersten Überblick und es wird ein Beratungstermin vereinbart.
Die erste Beratung könnte folgende Bereiche umfassen:

• Vorstellung der Organisation und der MitarbeiterInnen
• Beschreibung von Problemsituationen wegen unklarer Zuständigkeit
• Erste Verbesserungsvorschläge und Tipps der/des Freiwilligen
• Weiterführende Erörterung der bereits übersendeten Informationen

Es kommt zur Schätzung der „Timeline“.

Empfehlung: Wir empfehlen Ihnen vor der Projektumsetzung eine Liste mit den konkreten Aufgaben der/des Freiwilligen aufzusetzen, um möglichen Missverständnissen bezüglich des Projektumfangs vorzubeugen. Gerne können Sie diese Liste auch an uns senden (hello@alltagshelden.social), damit wir diese für Sie verwahren und bei etwaigen Unklarheiten weiterhelfen können.

4. Erstellung eines Berichts durch die/den Freiwilligen
Die/der Freiwillige erstellt einen Bericht der konkrete Zuständigkeitsprofile und Verbesserungsvorschläge enthält sowie Tipps für die Umsetzung.

5. Feedback
Die/der ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation gibt Feedback, das gegebenenfalls von der/dem Freiwilligen eingearbeitet wird.

6. Fertigstellung
Mit der Übergabe des finalisierten Dokuments sowie dem Ausfüllen des Feedbackbogens von Alltagshelden ist das Projekt abgeschlossen.

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