Buchhaltungs-Check

Wie gut ist Ihre Buchhaltung? Unsere ist einwandfrei. Das liegt allerdings weniger an uns, als an der Hilfe unserer freiwilligen Buchhalterin. Sie hält uns den Rücken frei, indem sie richtig und zeitgerecht kontiert und verbucht, Rechnungen bezahlt bzw. verschickt und uns an alles erinnert, was sonst noch wichtig ist. Mit diesem Projekt erhalten Sie Unterstützung bei der Kontrolle und Aufstellung Ihrer Buchführung sowie eine Beratung mit wertvollen Tipps und Hilfestellungen in Hinblick auf Buchhaltungs-Software, die richtige Eingabe von Daten sowie ganz allgemein zur Verbesserung Ihrer Buchhaltung.

Roadmap

1. Agenda der/des Freiwilligen
Die/der Freiwillige übersendet der/dem ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation eine Liste mit allen Informationen und Materialien, die sie/er benötigt, um sich einen ersten Überblick zu verschaffen.
Beispiel-Liste:

• Aktuelle Einnahmen- und Ausgabenrechnung
• Aktuelle GuV und Bilanz (wenn vorhanden)
• Aktueller Cash-Flow (wenn vorhanden)
• Einsicht in die bisherige und aktuelle Buchführung
• Aktuelles und gegebenenfalls vergangene Budgets
• Verwendete Buchhaltungssoftware (wenn vorhanden)
• Weitere Materialien, die die/der Freiwillige braucht bzw. anfragt

2. Übermittlung der wichtigsten Informationen
Die/der ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation versendet die angefragten Informationen und Materialien.

3. Beratung
Die/der Freiwillige verschafft sich einen ersten Überblick und es wird ein Beratungstermin vereinbart.
Die erste Beratung könnte folgende Bereiche umfassen:

• Vorstellung der Organisation
• Besprechung der verwendeten Software
• Weiterführende Erörterung der bereits übersendeten Informationen

Es kommt zur ersten Schätzung der „Timeline“.

Empfehlung: Wir empfehlen Ihnen vor der Projektumsetzung eine Liste mit den konkreten Aufgaben der/des Freiwilligen aufzusetzen, um möglichen Missverständnissen bezüglich des Projektumfangs vorzubeugen. Gerne können Sie diese Liste auch an uns senden (hello@alltagshelden.social), damit wir diese für Sie verwahren und bei etwaigen Unklarheiten weiterhelfen können.

4. Erarbeitung eines Berichts & Guides durch die/den Freiwillige(n)
Im Bericht hält die/der Freiwillige fest, welche Probleme und Fehler in der Buchhaltung entstanden sind und wie diese gelöst werden. Dazu soll ein Guide entwickelt werden, der der gemeinnützigen Organisation bei der künftigen Buchhaltung hilft. Dieser enthält Richtlinien über die richtige Eingabe von Daten ins Buchhaltungssystem und über die optimale Nutzung der Software. Die/der ProjektleiterIn besorgt gegebenenfalls unter Beratung der/des Freiwilligen die (neue) Software.

5. Follow Up
Die/der ProjektleiterIn der Organisation begutachtet den Bericht sowie den Guide und testet die Buchhaltungssoftware. Gegebenenfalls gibt die/der Freiwillige eine Einführung im Rahmen eines Treffens, bei dem die/der ProjektleiterIn auch etwaige Fragen stellen kann.

6. Fertigstellung
Mit der Übergabe der finalisierten Dokumente an die gemeinnützige Organisation und dem Ausfüllen des Feedbackbogens von Alltagshelden, ist das Projekt abgeschlossen.

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