Budgetplanung

Die meisten gemeinnützigen Organisationen haben leider nur sehr begrenzte finanzielle Mittel, die oftmals auch noch zweckgebunden sind und insofern nicht die Umsetzung aller Vorhaben zulassen. Umso wichtiger ist eine gute Budgetplanung, um sicherzustellen, dass die vorhandenen Ressourcen auch bestmöglich genützt werden. Mit diesem Projekt erhalten Sie Unterstützung bei der Budgetplanung für Ihre Organisation.

Roadmap

1. Agenda der/des Freiwilligen
Die/der Freiwillige übersendet der/dem ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation eine Liste mit allen Informationen und Materialien, die sie/er benötigt, um sich einen ersten Überblick zu verschaffen.
Beispiel-Liste:

• Vergangene Budgets
• Geplante Initiativen und Projekte der Organisation sowie erste Kostenschätzungen (wenn vorhanden)
• Geplante Initiativen und Projekte zur Gewinnung von Einnahmen
• Detaillierte Informationen zu vergangenen Einnahmen (Spenden, Förderungen, Markteinnahmen etc,) und Kosten (Personal, Administration, Marketing etc.) und des Vermögens (z.B. Anlagen)
• Weitere Materialien, die die/der Freiwillige braucht bzw. anfragt

2. Übermittlung der wichtigsten Informationen
Die/der ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation versendet die angefragten Informationen und Materialien.

3. Beratung
Die/der Freiwillige verschafft sich einen ersten Überblick und es wird ein Beratungstermin vereinbart.
Die erste Beratung könnte folgende Bereiche umfassen:

• Vorstellung der Organisation
• Detaillierte Darstellung der geplanten Vorhaben
• Erste Optimierungsvorschläge für das künftige Budget
• Weiterführende Erörterung der bereits übersendeten Informationen

Es kommt zur ersten Schätzung der „Timeline“.

Empfehlung: Wir empfehlen Ihnen vor der Projektumsetzung eine Liste mit den konkreten Aufgaben der/des Freiwilligen aufzusetzen, um möglichen Missverständnissen bezüglich des Projektumfangs vorzubeugen. Gerne können Sie diese Liste auch an uns senden (hello@alltagshelden.social), damit wir diese für Sie verwahren und bei etwaigen Unklarheiten weiterhelfen können.

4. Erarbeitung des Konzepts durch die/den Freiwillige(n)
Die/der Freiwillige erarbeitet ein erstes Konzept, welches sowohl eine erste Budgetplanung, als auch grobe Anleitungen zur Umsetzung des Budgets enthält.

5. Feedback & Anpassungen
Die/der ProjektleiterIn der Organisation gibt Feedback und kontrolliert die Umsetzbarkeit der Budgetmaßnahmen. Die/der Freiwillige arbeitet das Feedback der Organisation ein.

6. Fertigstellung
Mit der Übergabe der finalisierten Dokuments an die gemeinnützige Organisation und dem Ausfüllen des Feedbackbogens von Alltagshelden ist das Projekt als abgeschlossen.

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