Ausgabenmonitoring & IKS

Die Erzielung von Einnahmen ist die eine Möglichkeit zur Stärkung der finanziellen Unabhängigkeit. Die andere Möglichkeit ist das Verringern der Ausgaben. Ausgabenmonitoring und interne Kontrollsysteme können Ihnen dabei helfen Ihre Ausgaben deutlich zu senken und erleichtern Ihnen - durch das Aufstellen interner Richtlinien - einen guten Überblick über Finanzen zu behalten. Mit diesem Projekt erhalten Sie Unterstützung bei der Feststellung von Kostentreibern und der Implementierung eines internen Kontrollsystems sowie die Erstellung eines Berichts mit den wichtigsten Informationen und Optimierungsvorschlägen.

Roadmap

1. Agenda der/des Freiwilligen
Die/der Freiwillige übersendet der/dem ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation eine Liste mit allen Informationen und Materialien, die sie/er benötigt, um sich einen ersten Überblick zu verschaffen.
Beispiel-Liste:

• Aktuelles und vergangene Budgets
• Weitere detaillierte Angaben zu Einnahmen und Ausgaben (z.B. Einnahmen-Ausgabenrechnung, GuV & Bilanz u.a.)
• (Einsparungs-)Ziele
• Angabe von Bereichen, die von der Budgeteinsparungen nicht betroffen sein sollen
• Beschreibung bestehender interner Kontrollsysteme (IKS) (wenn vorhanden)
• Weitere Materialien, die die/der Freiwillige braucht bzw. anfragt

2. Übermittlung der wichtigsten Informationen
Die/der ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation versendet die angefragten Informationen und Materialien.

3. Beratung
Die/der Freiwillige verschafft sich einen ersten Überblick und es wird ein Beratungstermin vereinbart.
Die erste Beratung könnte folgende Bereiche umfassen:

• Vorstellung der Organisation
• Definition von Zielen
• Erste Einsparungsvorschläge der/des Freiwilligen
• Erste Vorschläge für ein IKS und Besprechung
• Weiterführende Erörterung der bereits übersendeten Informationen

Es kommt zur ersten Schätzung der „Timeline“.

Empfehlung: Wir empfehlen Ihnen vor der Projektumsetzung eine Liste mit den konkreten Aufgaben der/des Freiwilligen aufzusetzen, um möglichen Missverständnissen bezüglich des Projektumfangs vorzubeugen. Gerne können Sie diese Liste auch an uns senden (hello@alltagshelden.social), damit wir diese für Sie verwahren und bei etwaigen Unklarheiten weiterhelfen können.

4. Erarbeitung des Konzepts durch die/den Freiwillige(n)
Die/der Freiwillige erarbeitet ein erstes Konzept in dem sie/er festhält, in welchen Bereichen wie viel gespart werden sollte und inkludiert essentielle externe Faktoren sowie einen konkreten Plan des weiteren Vorgehens insb. wann welches Ziel erreicht werden soll (z.B. Beachtung von vertraglichen Fristen). Außerdem werden bestehende interne Kontrollsysteme geprüft und/oder neue interne Kontrollsysteme eingeführt.

5. Feedback & Anpassungen
Die/der ProjektleiterIn der gemeinnützigen Organisation gibt Feedback und die/der Freiwillige arbeitet das Feedback ein.

6. Follow Up
Die/der Freiwillige gibt eine Einführung zur Nutzung des IKS. Weiters fügt sie/er einen Guide für die Implementierung der Budgetkürzungen an, sofern dies nötig und von der Organisation erwünscht ist.

7. Fertigstellung
Mit der Übergabe des Dokuments an die gemeinnützige Organisation und dem Ausfüllen des Feedbackbogens von Alltagshelden ist das Projekt abgeschlossen.

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